A cura di Davide Bonfio, PhD Candidate all’universita di Padova

Il concetto di “Lean” nasce nell’industria manifatturiera giapponese, in particolare nel sistema di produzione della Toyota. Con il Lean Office, l’obiettivo prefisso è il tradurre questa filosofia in un ambiente digitalizzato, in cui il contesto non è più fisico ma virtuale. Gli sprechi (Muda in giapponese) negli uffici possono manifestarsi in diverse forme, quali l’eccesso di documentazione, la duplicazione di attività, la gestione inefficiente delle informazioni e lunghi tempi di attesa. Sebbene ci sia un parallelismo concettuale nell’applicazione della Lean tra uffici e impianti produttivi, quest’implementazione presenta problematiche differenti.

Diversamente dagli impianti produttivi, dove gli sprechi come sovrapproduzione sono più facilmente individuabili in quanto tangibili, adottare una logica Lean negli uffici pone un’inedita sfida. In seguito alla digitalizzazione di documentazione e processi produttivi, individuare ed eliminare gli sprechi negli uffici aggiunge un grado di complessità dato dalla loro natura intangibile.

Il Lean Office si presenta come filosofia il cui obiettivo è l’eliminazione dei Muda, promuovendo una cultura di miglioramento continuo e problem solving sistematico, incoraggiando i dipendenti a partecipare attivamente al processo di identificazione dei problemi e alla loro risoluzione. Questa cultura volta al miglioramento è un prerequisito base per una learning organization, ossia un’organizzazione che continuamente si mette in discussione migliorando le proprie pratiche e routines. Investigando il flusso di informazioni e riducendo gli sprechi, il Lean Office crea un terreno fertile su cui un’impresa può costruire il suo vantaggio competitivo, come l’adozione di logiche Agile o di Servitization. Queste due logiche, nate in risposta a delle mutate esigenze dei consumatori e ad un contesto economico sempre più complesso, risulterebbero inefficaci senza un’analisi introspettiva dei processi operativi negli uffici. Un altro aspetto migliorato dal Lean office è la sostenibilità ambientale. La riduzione degli sprechi di carta e di altre risorse, insieme a una gestione più efficiente dell’energia e degli spazi, contribuisce a diminuire l’impatto ambientale delle attività aziendali, allineandosi agli obiettivi di responsabilità sociale e sostenibilità.

In sintesi, l’adozione del Lean Office rappresenta una strategia vincente per migliorare l’efficienza operativa, promuovere una cultura di miglioramento continuo, migliorare la qualità del servizio, potenziare la comunicazione interna e supportare la sostenibilità ambientale. Questi saranno alcuni dei temi affrontati nel corso Lean Office, con l’obiettivo di trasmettere la filosofia Lean anche in un contesto dematerializzato e virtuale.