Gestione del tempo, dell’ansia e dello stress: liberarsi dalla pressione dell’urgenza per fare bene e stare bene

a cura di Nazareno Galieni, docente del corso Time Management.

Una delle sfide chiave per chi vuole avere una gestione più efficiente e sostenibile delle proprie attività è quella di distinguere nella frenesia della vita lavorativa ciò che è importante da ciò che è urgente. Le cose urgenti sono da fare subito, esse sono definite tali rispetto alla dimensione "tempo"; le cose importanti, invece sono definite in relazione all’impatto, alla rilevanza per i propri obiettivi ed i propri valori. Nonostante queste dimensioni siano spesso confuse, ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.

Nell’epoca dei social e dell’e-commerce siamo abituati ad avere tutto con un click e non sembriamo più in grado di tollerare alcuna dilazione alla soddisfazione delle nostre esigenze. Allo stesso modo, viviamo in un contesto economico che ci pressa a fare sempre di più con meno risorse in termini di tempo, persone, budget strumenti, ecc. Se - come sostiene Selye - lo stress si verifica quando le richieste poste all’organismo superano le risorse che esso ha per farvi fronte, non stupisce il fatto che ci definiamo tutti più o meno stressati.

Ma come ci si può difendere da queste pressioni, migliorando la propria efficacia e soprattutto mantenendosi vitali ed in salute nel lungo periodo? Se non possiamo cambiare il contesto in cui viviamo, possiamo però cambiare il nostro modo di approcciarlo, sviluppando alcuni atteggiamenti verso noi stessi e verso gli altri che ci consentano di creare condizioni lavorative più soddisfacenti e profittevoli.

Il primo passo da fare è un passo di consapevolezza che deriva dall’accettare (prima di tutto con noi stessi) che non è possibile "fare tutto", e che tanto meno è possibile "fare tutto subito". Se è impossibile "fare tutto", gestire efficacemente il tempo diventa allora una questione di fare "le cose giuste" ed avere la consapevolezza di quali esse siano, avendo chiari i nostri valori e le nostre priorità. Le cose giuste sono le cose importanti, ossia quelle che ci fanno fare un passo avanti significativo in direzione dei nostri obiettivi. E le cose importanti non possono essere fatte con la pressione dell’urgenza; esse richiedono programmazione, investimento e prospettiva temporale di lungo periodo.

Un secondo passo riguarda la gestione degli altri e della loro ansia che li spinge a sentire di avere bisogno di una risposta immediata. Se noi rispondiamo immediatamente alla richiesta altrui, rischiamo di correre dietro all’ansia (nostra e altrui) e a non fornire la risposta adeguata all’esigenza "reale". Oltre a ciò, nella misura in cui risolviamo la tensione emotiva dell’interlocutore, richiamo di avere nei suoi confronti la funzione di ansiolitico, creando una relazione di dipendenza che renderà più probabile la sua richiesta di aiuto nelle situazioni di criticità future. Come ci insegna il pronto soccorso, la risposta alla richiesta urgente è sempre una risposta di analisi (il cosiddetto triage) che consente di mettere uno spazio di razionalità tra lo stimolo e la risposta emotiva (im-mediata). Attraverso l’analisi dell’esigenza è possibile decongestionare l’amigdala (sede delle emozioni) e permettere alla corteccia cerebrale (nostra e dell’interlocutore) di attivarsi al fine di comprendere la reale portata della questione e definire un corso di azione efficace. Un corso di azione che possa contemplare alternative differenti al semplice "fare immediato" quali ad esempio: non fare, far fare ad altri, programmare, fare in un secondo momento, fare qualcosa di diverso da quanto chiesto, ecc.

Oltre a questi due esempi, nel corso di time management verranno forniti strumenti concettuali e soluzioni concrete per affrontare in maniera più efficace la relazione con sé stessi e gli altri nella gestione delle proprie attività al fine di rendere la propria attività lavorativa più efficace e sostenibile nel lungo periodo.